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Domingo 05 de Septiembre de 2010 |
 Generalidades |
Es el registro de un documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas por las Entidades sin Ánimo de Lucro, como es su constitución, la reforma de sus estatutos, los nombramientos, las disoluciones, liquidaciones y la inscripción de libros.
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Es un ente ficticio (persona jurídica), diferente a sus asociados individualmente considerados, con capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones que nacen a partir del registro en la Cámara, por voluntad de sus asociados para su beneficio común o el de terceros. La ausencia del lucro es su característica fundamental, por lo que no existen utilidades y los excedentes que genera no se reparten.
Se entiende por Corporación o Asociación el conjunto de personas que buscan un fin común; y por Fundación el conjunto de bienes destinados a un fin común.
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Se pueden constituir por Escritura Pública o Documento Privado, entendiendo por éste, un documento elaborado por los interesados que se podrá denominar acta.
Los requisitos son:
 Oficio remisorio suscrito por el representante legal, en el que se indique el órgano estatal que ejerce el control y la vigilancia de la entidad (las personas jurídicas sin ánimo de lucro continuarán siendo vigiladas por las entidades que hasta este momento ejercen esa función), la dirección y el teléfono de la misma.
Acta de constitución, en la que se indique además: fecha, hora y lugar de la reunión; número de asistentes a la misma; nombre del Presidente y Secretario para la reunión; orden del día aprobado por los asistentes; desarrollo de cada uno de los puntos, entre los cuales necesariamente deben estar, la aprobación de la constitución de la entidad, la aprobación de los estatutos y la aprobación de la elección de los miembros de los órganos de administración; terminación de la reunión indicando hora, fecha y la constancia de aprobación del acta. Así mismo el acta debe estar firmada por el Presidente y Secretario de la reunión y se llevará ante Notario o Juez, para realizar la diligencia de reconocimiento del documento y de las firmas de estos, o ante el funcionario de la Cámara encargado, para adelantar la diligencia de presentación personal del mismo. (Ver trámite 8).
En el acta o en documento anexo, debe estar la constancia de aceptación y el número de la cédula de los elegidos.
Estatutos, que deben contener mínimo:
- Nombre de la entidad que se constituye; especificando la naturaleza de la entidad (si es asociación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, etc.).
- Domicilio de la entidad (municipio donde esta localizada).
- Objeto social (las actividades que va a desarrollar), por ser E.S.A.L., sus actividades principales deben ser altruistas.
- Patrimonio (como esta constituido y el monto) y la forma de hacer los aportes.
- Órganos (máximo órgano -asamblea o junta de asociados-, órgano de administración -Junta directiva o Consejo de administración-, órgano de representación legal -Gerente o Presidente-, y órgano de control y vigilancia -Revisor fiscal o fiscal-) expresando las facultades dadas a cada órgano, las clases de reuniones en los órganos colegiados (ordinarias o extraordinarias), los mecanismos para las convocatorias de esas reuniones (quien convoca, cual es el medio para la convocatoria y el termino de antelación).
- La vigencia o duración precisa de la entidad. Las únicas entidades que tienen duración indefinida son las del sector de la economía solidaria (pre-coopertivas; cooperativas de primero, segundo y tercer orden, cooperativas de trabajo asociado, cooperativas multiactivas, especializadas e integrales; fondos de empleados; asociaciones mutuales) y las fundaciones.
- Clases de socios.
- Derechos y deberes de los asociados.
- Causales de disolución y procedimiento de liquidación.
Lista de los asociados, relacionando nombres completos, documentos de identificación, y domicilio de cada uno.
Nota: Para que la constitución se efectué por documento público (es facultativo), se deben protocolizar los anteriores documentos en una escritura pública.
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Deben traer certificación del representante legal de la entidad, expresando que para la constitución se ha dado cumplimiento a las normas especiales y reglamentarías que regulan la creación de las mismas.
Se debe anexar copia de los certificados o constancia del ente autorizado, de haber realizado el curso de cooperativismo.
Todos los socios deben suscribir la lista de asociados.
Se debe certificar el patrimonio mínimo no reductible, el patrimonio suscrito y el patrimonio pagado.
Si conforme los estatutos, la asamblea de asociados elige la Junta directiva o Consejo de administración, y este órgano, designa cargos de entre sus miembros o elige el Gerente, la decisión de cada órgano se debe adoptar en acta aparte, y se deben enviar las dos actas para el respectivo registro.
Si la entidad tiene contemplada la sección de ahorro y crédito, requiere autorización previa de la Superintendencia de la Economía Solidaria para el registro de cualquiera de sus actos (constitución, reformas, nombramientos, etc.)
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Las personas jurídicas sin ánimo de lucro reconocidas en la Gobernación, Alcaldía, Dancoop, etc., se registrarán en las Cámaras de Comercio de su jurisdicción, con un certificado especial destinado a la Cámara de Comercio, emitido por la entidad que otorgo la personería jurídica, en el que se hará constar los datos mínimos para el registro, dicho certificado se inscribirá como el primer documento.
Se debe acompañar del oficio remisorio suscrito por el representante legal, en el que se indique el órgano estatal que ejerce el control y la vigilancia de la entidad, la dirección y el teléfono de la misma.
Los datos históricos reposarán en la entidad que expidió el reconocimiento jurídico, quien certificará los registros anteriores a la fecha indicada.
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Verifique que el nombre escogido para la entidad, no este registrado en la Cámara. Verifique que la entidad este sometida al trámite de inscripción en la Cámara de Comercio. Verifique que el domicilio de la entidad corresponda a la jurisdicción de esta Cámara.
Diligencie en la Cámara, el formulario para registro de E.S.A.L. y para la solicitud del Nit ante la DIAN y el anexo DIAN.
Presente ante el órgano estatal de inspección, vigilancia y control, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de inscripción más el término de la distancia, un certificado expedido por la Cámara junto con las actas y estatutos (lo mismo cuando sean reformas).
Registre en la Cámara los libros de contabilidad y de actas de las E.S.A.L.
Registre en la Cámara los actos sujetos a registro que surjan con posterioridad a la constitución.
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